Política de protección de Datos en Hoteles: GDPR de obligado cumplimiento a partir del 25 de mayo

Las autoridades europeas han anunciado que a partir del 25 de mayo entrará en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR en inglés). Con esta nueva norma, toda empresa que tenga datos de ciudadanos europeos deberá llevar un control exhaustivo de los mismos e informar detalladamente a sus clientes sobre la información de la que se dispone de ellos y los fines de su utilización. 

El objetivo de la norma es concienciar a las empresas de las responsabilidades y obligaciones que supone, trabajar con los datos de los clientes. Aunque la GDPR, entró en vigor hace 2 años, pasa a ser de obligado cumplimento el próximo 25 de mayo. En este sentido, y dado el gran volumen de información y datos que maneja el sector hotelero, es evidente que en caso de no haberlo planteado aún, cada Hotel precisa realizar un análisis de situación y un reajuste en los procedimientos de tratamiento de los datos personales, con el fin de actualizar su Política y asegurarse del cumplimiento de los requisitos recogidos en la GDPR. La política de tratamiento de datos de cada establecimiento debe recoger en caso de no hacerlo aún, lo que en este Reglamento se reconoce: el derecho al olvido, que contempla que el huésped podrá pedir al Hotel que sus datos personales sean eliminados cuando ya no sean necesarios para la finalidad con la que fueron recogidos, cuando se haya retirado su consentimiento o cuando de hayan recogido ilícitamente y el derecho al acceso, por lo que el huésped podrá requerir que se le confirme si sus datos se están procesando y con qué finalidad.

En el caso concreto del sector hotelero cabe mencionar que gran parte de los datos que maneja se comparten con terceros, plataformas de reserva, agencias de viaje, etc… por lo que todos los actores implicados y por tanto también cada Hotel, deberá asegurarse de que todas las organizaciones, empresas, agencias, con las que comparta este tipo de datos cumplan también con la normativa y a la vez, de que se informe a los clientes de que sus datos van a facilitarse a terceros en cumplimiento de la relación comercial que exista por ejemplo entre Agencias de Viaje, páginas de reserva on-line, etc… y Hoteles y a la inversa.  

En relación al cumplimiento de la norma, sería adecuado valorar cuestiones como el tipo de datos que se recogen a lo largo de todo el proceso de contacto con los huéspedes; en el momento de hacer la reserva, al realizar el check in, el check out, durante la estancia en función de los distintos servicios que precisen o necesidades que surjan, etc…  Asimismo plantear qué datos de todos los recogidos necesitamos realmente, cuál es el motivo de su solicitud e informar de los fines para los qué van a utilizarse y plantearse quién accede a esta información, porqué y su idoneidad, tomando en todo caso las medidas de protección necesarias para que no haya fuga de información relevante.  

Por último y como resultado del análisis y valoraciones previas, se recomienda actualizar la Política de Protección de Datos y darla a conocer a clientes y proveedores a través de su publicación en la web, email, etc… así como disponer de los medios necesarios para que el huésped consienta y esté informado de qué datos se recogen, quiénes tendrán acceso a los mismos y con qué finalidad.